Perkembangan Teknologi dan Perpustakaan
Perkembangan Teknologi dan Perpustakaan
Seiring dengan perkembangan teknologi
informasi yang eksponensial, munculnya format-format baru kemasan
informasi, online access serta arus informasi yang telah membawa
konsekwensi luas bagi perpustakaan era ini
serta menciptakan kebutuhan layanan yang kompetitif, layanan yang serba
cepat, simple serta memberikan banyak alternatif. Layanan perpustakaan
yang lambat, manual dan tidak mampu memberi banyak alternatif tentu akan
mengecewakan user.
Format format pustaka baru yang muncul
sebagai konsekwensi dari perkembangan teknologi informasi yang terjadi
adalah fakta yang harus cepat direspon dan disikapi positif oleh
perpustakaan agar perpustakaan tetap eksis dan semakin memiliki daya
magnet bagi masyarakat pengguna. Format pustaka baru tersebut adalah
pustaka digital dan pustaka multimedia. Jenis pustaka ini sebenarnya
bukan barang baru di dunia teknologi dan bukan barang asing di
masyarakat. Hanya saja perpustakaan yang mengelola pustaka jenis
multimedia masih jarang.
Pada masa dulu pustaka image/gambar
banyak tersedia dalam bentuk lembaran foto dan lukisan, pustaka rekaman
audio dalam kemasan box audio cassette recorder, pustaka video dalam
kemasan box video cassette recorder dengan ukuran relatif besar, memakan
tempat dan kualitasnya isinya bisa berkurang seiring dengan perjalanan
waktu. Saat ini semua jenis pustaka diatas lebih populer dalam kemasan
softfile. Pustaka berupa soft-file memiliki karakter tidak terlihat
secara fisik, mudah dibawa dalam kemasan yang mungil, mudah dikopi,
tidak berkurang kualitasnya karena usia, dan memungkinkan diakses dalam
jaringan yang luas melalui teknologi informasi.
Pustaka digital dan multimedia dalam
format fisik akan semakin langka dan semakin ditinggalkan masyarakat
seiring dengan waktu. Sebaliknya pustaka digital dan pustaka multimedia
format digital akan semakin populer, semakin banyak tersedia dan semakin
familier dengan masyarakat.
Baik pustaka digital maupun pustaka
multimedia tidak mungkin dikelola oleh perpustakaan secara manual.
Keduanya membutuhkan tersedianya infrastruktur teknologi informasi.
Komputer, instalasi jaringan komputer, software sistem informasi
perpustakaan, printer, scanner, barcode reader, wareless access point,
dan lain lain.
Keputusan untuk menghadirkan teknologi
informasi di perpustakaan guna mendukung ‘layanan prima’ pada
perpustakaan merupakan keputusan bijaksana dan cerdas. Perpustakaan
perpustakaan di negara maju telah membuktikan kemajuan layanan
perpustakaan dengan mengimplementasikan layanan berbasis Teknologi
Informasi.
Perpustakaan manapun yang tidak cepat
mengikuti perkembangan TI tentu tidak akan mampu memberikan layanan
kompetitif, akan semakin ditinggalkan user, akan mengecewakan dan akan
berkesan ‘low performance’.
FORMAT FORMAT KEMASAN PUSTAKA
Selain pustaka format cetakan juga dikenal pustaka digital dan pustaka multimedia.
Pustaka Tercetak
Pustaka format cetakan bisa diartikan
sebagai pustaka yang berupa kumpulan lembaran kertas yang dijilid yang
didalamnya memuat informasi. Misalnya: buku teks, kamus, ensiklopedi,
yearbook, almanak, majalah, jurnal, kliping, makalah, skripsi, tesis,
novel, komik, atlas dll. Jenis pustaka tercetak sudah sangat populer di
perpustakaan sejak lama dan sampai saat ini masih sangat banyak
digunakan.
Pustaka Digital
Pustaka format digital bisa diartikan
sebagai pustaka cetakan yang dikemas dalam format file. Jenis pustaka
digital juga hampir sama dengan pustaka cetakan. Buku teks, kamus,
ensiklopedi, yearbook, almanak, majalah, jurnal, kliping, makalah,
skripsi, tesis, novel, komik, atlas dll. Informasi dalam pustaka digital
terdiri dari rangkaian kode kode digital yang tersimpan dalam suatu
media simpan (storage). Media simpan ini bisa berupa harddisk, scsi,
flashdisk memori, disket, cd, dvd, dll. Standar format file pustaka
digital yang paling populer saat ini adalah PDF.
Dengan pustaka format digital maka
koleksi pustaka dalam bentuk tercetak yang tersedia pada perpustakaan
seluas 5000 meter persegi bisa diringkas menjadi sebesar satu buah
notebook saja. Mudah dikopi, ditenteng kemana-mana, diakses melalui
jaringan, serta sudah dilengkapi dengan mesin pencari yang bekerja
cepat, sangat praktis dan memberi banyak alternatif melalui dukungan
‘relasional antar data’.
Jenis pustaka ini sudah sangat populer
dikalangan masyarakat terpelajar, juga sangat populer di dunia cyber
(internet). Sudah banyak jurnal, majalah dan terbitan berkala lainnya
yang diterbitkan dalam format PDF. Banyak juga toko buku online yang
menjual pustaka digital format PDF.
Pustaka Multimedia
Pustaka multimedia bisa diartikan sebagai
pustaka yang muatan informasinya berupa gambar, suara, video, teks,
animasi, program interaktif atau kombinasinya. Pustaka tercetak dan
digital dibaca dengan indera mata saja, sedangkan pustaka multimedia
dapat dibaca dengan indera mata dan telinga.
Disamping ketersediaannya yang makin
banyak, fungsi dan kemanfaatan pustaka multimedia semakin disadari dan
dirasakan oleh masyarakat. Sayangnya wacana mengenai perpustakaan
multimedia masih sepi di dunia perpustakaan khususnya di Indonesia.
Obyek dari pustaka multimedia ini akan
terus berkembang dan terus berkembang. Pada sekolah tingkat TK dan SD
akan dijumpai karya karya siswa berupa karya lukis dan karya kerajinan
tangan. Akan sangat bermanfaat jika karya karya tersebut diseleksi,
discan atau difoto untuk di upload ke perpustakaan digital. Pengelola
perpustakaan juga bisa aktif mengumpulkan image dari berbagai obyek,
berbagai jenis binatang untuk kemudian di upload, sehingga pustaka image
di perpustakaan juga bisa berfungsi sebagai kamus visual.
Demikian juga pada perpustakaan sekolah
SMP, SMA dan Perguruan tinggi. Bagi mereka rekaman suara dari acara
pertemuan ilmiah, seminar, workshop, pelatihan akan sangat bermanfaat.
Untuk belajar bagaimana berpidato mereka bisa mengakses rekaman video
mengenai pidato. Untuk belajar berdiskusi, mereka bisa mengkases rekaman
video atau audio mengenai diskusi. Untuk mengenal sejarah mereka bisa
mengakses rekaman film dokumenter.
PERPUSTAKAAN DIGITAL (DIGITAL LIBRARY)
Seiring dengan trend perpustakaan
digital, banyak lembaga, sekolah dan perguruan tinggi berlomba lomba
untuk mendapatkan predikat memiliki dan mengelola perpustakaan digital.
Dalam aplikasinya, banyak kesalahan persepsi dijumpai. Beberapa
perpustakaan memberi judul Digital Library pada fasilitas akses publik
WEB mereka. Ketika di akses ternyata isinya adalah katalog pustaka
tercetak dan tidak dijumpai akses ke database pustaka digital, karena
memang perpustakaan tidak mengelola pustaka digital yang dikelola secara
sistem informasi berbasis TI.
Menurut penulis sebuah perpustakaan tidak
bisa dikatakan sebagai Digital Library hanya karena memiliki file-file
pustaka digital yang ditimbun di cd maupun dalam hardisk. Juga belum
bisa disebut perpustakaan digital dengan memiliki katalog buku secara
online.
Perpustakaan digital atau digital library
adalah perpustakaan yang menghimpun dan mengelola pustaka digital,
menyimpannya secara sistematis kedalam database komputer, baik meta data
berikut sourcenya, melayankan pustaka kepada user melalui teknologi
jaringan serta memungkinkan user untuk membaca fullteks atau
men-download pustaka digital.
APLIKASI TEKNOLOGI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN
APLIKASI TEKNOLOGI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN
Fungsi Otomasi
Pada tahap ini perpustakaan memanfaatkan
teknologi informasi intuk menggatikan pekerjaan-pekerjaan manual di
perpustakaan. Misalnya mengetik surat dengan MS Word, membuat laporan
dengan MS exel, mengetik dan mencetak katalog dengan komputer, katalog
elektronik dengan CDS-ISIS, dll. Pada dasarnya pekerjaan pekerjaan
tersebut bisa dilakukan secara manual. Maka istilah yang dipakai saat
itu adalah otomasi atau otomatisasi. Artinya dari manual menjadi
otomatis. Saat ini istilah ini sudah tidak tepat lagi di gunakan di
perpustakaan.
Fungsi Penciptaan Fungsi-fungsi Layanan Baru
Perpustakaan sebagai organisasi rutin
yang kemudian menggunakan peralatan digital tidak akan memberikan dampak
yang revolusioner terhadap proses yang berjalan. Kecuali jika hadirnya
teknologi informasi di perpustakaan telah mampu:
– Menciptakan fungsi-fungsi layanan baru
– Menciptakan jenis-jenis produk baru
– Memungkinkan respon yang cepat terhadap lingkungan perpustakaan yang cepat berubah
Kesalahpahaman
Hadirnya teknologi informasi di
Perpustakaan tidak boleh disalahpahami sebagai trend teknologi. Sehingga
kesannya menjadi ikut ikutan serta takut distempel ketinggalan jaman.
Implementasi teknologi informasi di perpustakaan haruslah disertai bekal
pengetahuan, kesiapan materi, bekal keterampilan yang memadai dan
rencana yang matang. Jika tidak bisa mengakibatkan pemborosan sumberdaya
dan energi yang sia-sia.
SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN BERBASIS TI
Sejak awal berdirinya perpustakaan sudah
memiliki sistem informasi yang mengelola dan mendokumentasikan banyak
proses administrasi di perpustakaan. Misalnya pada layanan peminjaman
perpustakaan memanfaatkan kartu buku dan bukti pinjam buku sebagai salah
satu perangkat sistem informasinya. Untuk membantu user, perpustakaan
menyediakan kartu katalog sebagai salah satu perangkat sistem informasi.
Sistem informasi model diatas adalah sistem informasi berbasis manual.
Seiring perkembangan teknologi, perangkat
perangkat berikut proses proses transaksi yang terjadi di perpustakaan
satu persatu digantikan oleh perangkat teknologi informasi. Jika
perpustakaan sudah menjadikan teknologi informasi sebagai perangkat
utama dalam proses administrasi dan layanannya maka perpustakaan
tersebut bisa disebut perpustakaan berbasis TI (teknologi informasi).
TERPADU VS PARSIAL
Pada prakteknya implementasi teknologi
informasi di perpustakaan sering terjadi sacara gradual atau susul
menyusul seiring perkembangan hardware dan juga software aplikasi
perpustakaan. Keadaan ini sering menyebabkan implementasi di
perpustakaan menjadi tambal sulam dan sangat parsial. Masing masing
proses menggunakan tool yang berbeda. Misalnya perpustakaan menggunakan
katalog komputer tetapi proses administrasi sirkulasinya masih manual.
Menggunakan software X untuk pustaka textbook dan menggunakan software Y
untuk pustaka digital. Menggunakan software V untuk database pustaka
dan sirkulasi pustaka tetapi mencetak barcode bukunya menggunakan
software W.
Perpustakaan seperti diatas disebut
sebagai perpustakaan yang menggunakan Sistem informasi perpustakaan
parsial. Sistem informasi model parsial ini juga akan menyebab banyak
redundancy atau pengulangan input dan proses data. Misalnya harus
memasukkan data anggota di dua sistem, kemudian pada saat mengirim surat
tagihan harus mengetikkan lagi data anggota, kemudian pada saat akan
bebas pustaka harus mengetikkan lagi. Semestinya sekali data di inputkan
akan bisa digunakan terus sampai yang bersangkutan mencabut
kenggotaannya di perpustakaan. Misal lain: pencetakan kode barcode buku
berdasarkan nomor inventaris yang mestinya bisa langsung cetak karena
sebelumnya nomor inventaris telah di inputkan. Tetapi karena program
pencetak barcodenya berbeda, maka harus mengetikkan data inventaris lagi
pada sistem yang berbeda. Kasus diatas barulah sedikit dari sekian
banyak kelemahan sistem yang parsial.
Kebalikan sistem parsial adalah sistem
informasi terpadu atau terintegrasi. Pada sistem informasi perpustakaan
terpadu hampir semua proses pengolahan informasi di perpustakaan
dikelola dalam satu sistem saja. Dari proses administrasi, database
semua jenis pustaka, sirkulasi, pengolahan koleksi, surat menyurat,
layanan akses bagi user, dll. Dalam sistem terintegrasi banyak sekali
fungsi fungsi yang merelasionalkan berbagai tabel data sehingga
menghasilkan berbagai fungsi baru, layanan baru dan report report baru
yang akan sangat bermanfaat bagi user maupun manajemen untuk membuat
penilaian dan membuat keputusan. Fungsi fungsi relasional data ini tidak
mungkin dilakukan oleh sistem informasi yang parsial atau terpisah.
PEMBANGUNAN DAN PENGEMBANGAN PERPUSTAKAAN BERBASIS TI
Dalam hal pembangunan dan pengembangan bisa diklasifikasiskan dalam 3 keadaan.
1. Perpustakaan yang baru direncanakan untuk dibangun.
2. Perpustakaan yang sedang menyusun rencana pengembangan
3. Perpustakaan yang sedang dalam proses pengembangan
Pada perpustakaan yang baru direncanakan
untuk dibangun dan perpustakaan yang sedang menyusun rancana
pengembangan, bekal pemahaman penyelenggara perpustakaan mengenai
perpustakaan berbasis TI dengan mudah bisa di siapkan dan di terapkan.
Berbeda dengan perpustakaan yang sudah
terlanjur mengambil langkah pengembangan yang bahkan sudah mengeluarkan
rupiah yang tidak sedikit. Bayangkan jika ternyata penyelenggara baru
menyadari bahwa konsep perpustakaan berbasis TI yang telah dikonsepkan
ternyata tidak tepat. Juga pilihan terhadap software sistem informasi
yang dipakai ternyata kurang tepat.
Perpustakaan seperti ini akan cenderung
resisten terhadap perubahan ditengah jalan mengingat investasi yang
sudah terlanjur dikeluarkan untuk pengembangan sistem cukup besar. Perlu
disadarkan bahwa kesalahan merumuskan model dan memilih sistem
informasi tidak saja berakibat pada pemborosan biaya dan energi yang
sia-sia, tetapi juga memberikan dampak langsung pada kwalitas layanan,
kepuasan pengguna, efektitas proses dan juga tidak terpenuhinya
kebutuhan pengguna. Selanjutnya, pada saatnya nanti ketika harus
bermigrasi ke sistem yang berbeda akan membutuhkan biaya dan energi yang
mungkin lebih besar.
Pada kondisi tertentu dibutuhkan
keberanian untuk mengambil keputusan dan mengambil resiko banting stir
demi untuk kepentingan layanan prima kepada pengguna, menghindari resiko
jelek pada masa yang akan datang, serta untuk mendapatkan keuntungan
jangka panjang.
Hal penting yang harus dipertimbangkan dalam merumuskan konsep dan memilih sistem antara lain:
1. Disain perpustakaan berorientasi saat ini dan kedepan.
2. Desain sintem informasi terintegrasi / terpadu
3. Kemampuan mengelola pustaka tercetak, digital dan multimedia
4. Kemudahan pengembangan sistem untuk masa yang akan dating
5. Mengantisipasi ramalan trend teknologi pada masa yang akan dating
6. Sesuai dengan jenis perpustakaan yang sedang atau akan dikembangkan
7. Jaminan kerjasama technical support terhadap sistem dan infrastruktur TI.
Email: Priyo2as at yahoo.com
Penulis : Priyo Dwi Abang Suranto
Komentar
Posting Komentar